Seit Beginn des Jahres ist die E-Rechnung, etwa als ZUGFeRD oder X-Rechnung, verpflichtend. Und obwohl das Thema in vielen Unternehmen längst angekommen scheint, werden wir regelmäßig dazu angesprochen.
Die gute Nachricht: Nach unserer Erfahrung ist inzwischen so gut wie jede moderne ERP-Lösung in der Lage, strukturierte Rechnungen zu erzeugen und zu verarbeiten. Für die meisten Unternehmen war die Einführung daher keine große Herausforderung.
Spannend ist aber vor allem ein Nebeneffekt, den wir seit Ende 2024 beobachten konnten:
Durch die elektronische Rechnung hat sich allgemein die Stammdatenqualität verbessert, und zwar auch in der Industrie. Denn ohne halbwegs saubere Stammdaten lässt sich keine valide X-Rechnung erstellen.
Eigentlich ein alter Hut: E-Mail-Archivierung nach GoBD
Die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails ist kein neues Thema. Sie wurde schon vor Jahren im Zusammenhang mit den GoBD relevant.
Zur Erinnerung: GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
In der Praxis beobachten wir oft zwei extreme Lösungsansätze dazu:
- Maximalansatz mit Vollarchivierung jeder E-Mail – OnPrem oder Cloud – meist verbunden mit steigenden laufenden Kosten.
- Minimalansatz, bei dem das Thema vollständig an den Steuerberater ausgelagert wird – nach dem Motto: „Die machen ja schließlich die Buchhaltung.“
Beides hat seine Tücken. Und wie so oft liegt die Wahrheit wohl irgendwo dazwischen.
Fest steht aber: Verantwortlich bleibt das Unternehmen. für die Ordnungsgemäße revisionsere Archivierung.
Mit der Einführung der elektronischen Rechnung sollte das Thema erneut in den Fokus rücken – denn in den allermeisten Fällen wird die Rechnung per E-Mail verschickt.
Was ändert sich durch die E-Rechnung?
Grundsätzlich nichts, aber die Relevanz steigt.
Die gern genutzte Schutzbehauptung „Diese Rechnung kam bestimmt mit der Post!“ greift nun nicht mehr.
Das für die E-Rechnung in Deutschland relevante Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) schreibt dazu:
„Wird die elektronische Rechnung per E-Mail übersandt, so ist die E-Mail selbst als reines Transportmittel der Rechnung (= Briefumschlag der elektronischen Rechnung) grundsätzlich nicht aufzubewahren, es sei denn, die E-Mail enthält der Rechnung zugehörige, aufbewahrungspflichtige Informationen.“
Quelle: FeRD – Abschnitt „Aufbewahrung“
Und die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) ergänzt in ihrem GoBD-Leitfaden:
„Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren.“
GoBD-Leitfaden der BStBK (PDF)
Konkret heißt das: Es geht nicht nur um das Rechnungsdatum – sondern um den tatsächlichen Eingang per E-Mail. Und sobald die E-Mail mehr als nur ein Umschlag ist, muss sie sowieso archiviert werden.
Und genau das lässt sich nicht mehr sauber dokumentieren, wenn die Mail einfach nur automatisch an den Steuerberater weitergeleitet wird. Dann ist lediglich der Weiterleitungszeitpunkt nachweisbar – nicht der ursprüngliche Eingang.
Getestet & empfohlen: ecoMAILZ
Wir haben uns viele Tools angeschaut, getestet – und wieder verworfen.
Unser Ziel: Etwas schlankes, skalierbares, GoBD-konformes, ohne explodierende Kosten oder komplexe Strukturen, welche möglichst autark läuft.
Mit ecoMAILZ von ecoDMS haben wir für uns (und einige Kunden) eine Lösung gefunden, die gut funktioniert:
- technisch solide, vollständig autark betreibbar
- sehr faire Lizenzkosten (pro Nutzer, nicht pro Postfach)
- flexibel einsetzbar – egal ob auf einem kleinen Synology oder dedizierten Server
- auch mit Exchange / Exchange Online kompatibel
- auch als Docker-Image bereitgestellt
- zeitlich und funktional unbeschränkt testbar (bis 3.000 Mails)
EcoMAILZ skaliert daher sehr gut und kann ganz offiziell z. B. auf einem kleinem Synology NAS oder auf einem richtigen Server betrieben werden. Uns gefiel besonders, dass die Software unter anderem als Docker-Image bereitgestellt wird und in einem uneingeschränkten Testbetrieb bis 3.000 Mails zeitlich unbeschränkt genutzt werden kann.
Wir haben uns dann gefragt, ob man ecoMAILZ nicht auch auf einem gemieteten Root-Server im Internet sicher betreiben kann, also einer eigenen privaten Cloud. Da ecoMAILZ wiegesagt als Docker-Image vorliegt, ist das natürlich grundsätzlich möglich.
Klingt erstmal sinnvoll. Aber wir hatten Bauchschmerzen bei dem Gedanken, dass das Web-Frontend für jeden grundsätzlich direkt über das Internet erreichbar ist.
Unsere Lösung: Ein abgesichertes Setup mit WireGuard-VPN. ecoMAILZ holt sich die Mails selbstständig aus dem Netz, aber der Zugriff auf das Archiv erfolgt nur nach aktiver VPN-Verbindung. Kein offenes Webinterface, keine unnötigen Angriffsflächen.
👉 Für Technikinteressierte gibt es das How-To hier: ecoMAILZ im Docker hinter VPN betreiben
Unser Fazit
Das Thema E-Mail-Archivierung verschwindet leider nicht – es wird nur gerne ignoriert. Mit der digitalen Rechnungspflicht steht es wieder auf der Agenda. Und spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung könnte einem das dann auf die Füße fallen.
Falls Sie Interesse an einer passenden Lösung für Ihren Bedarf haben, schreiben Sie uns einfach eine kurze Nachricht.
